湘城院发〔2020〕78号
湖南城市学院材料、低值易耗品管理办法
第一章总则
第一条为规范学校材料、低值易耗品管理，合理使用，防止浪费，保证教学、科研、管理工作的顺利进行，特制定本办法。
第二条材料、低值易耗品（以下简称耗材）包括教学、科研、管理方面使用的不属于固定资产的物资。
1.材料：指金属、非金属的各种原材料、燃料、试剂等。
2.低值易耗品：指凡不够固定资产标准又不属于材料范围的用具，如：低值仪器仪表、工具量具、科教仪器、文化用品、玻璃器皿、元件、零配件、实验小动物等。
第三条耗材管理实行预算包干，分级负责，分类管理，合理调配，节约使用的原则。
1.日常经费和科研经费购置的耗材由各部门自主采购和管理（批量采购5万元及以上的，按第六条执行）。
2.教学耗材归口教务处管理。
3.专项经费购置的耗材由资产处和各经费管理部门共同管理。
教学耗材和在专项经费中开支的耗材管理要求做到计划购置合理，验收认真，进出手续清楚，帐卡记录齐全，各部门定期核对检查，保证帐实、帐帐相符。
第四条 用于生产或加工成产品获得收益的原材料，按生产成本、收益进行核算管理。
第二章 计划申报、购置及验收
第五条各部门应根据需要及库存情况，在经费预算许可范围内，做好耗材购置计划，由本部门分管耗材的负责人、行政一把手签字后，按学校预算、计划审批程序办理申报，购置计划只有在审批同意后方可执行。
第六条 对同类或使用量较大的耗材，如多媒体设备的维修耗材、教学实验用耗材等，批量采购5万元（含5万元）以上的，要求通过招标的方式，按招标程序确定中标专业公司承办相关业务，避免分散采购产生的管理漏洞，降低采购成本。预算经费在5万元（含5万元）以上的耗材采购项目，原则上不得拆分为5万元以下进行分散采购。
对急需的零星、专用耗材，购置总金额不超过5万元的，可以采用零星分散采购形式购置，其中超过2万元的，报审计处审计。
第七条 各部门应根据部门人员情况合理安排好耗材专项管理工作，参与耗材管理的人员不得少于两人。耗材购置后须由使用部门耗材管理人员及时组织验收，办理入库手续。对贵重、稀缺、进口和技术性强的耗材，使用部门应指派有经验的人员协助耗材管理人员进行验收。验收时对照审批后的计划清单注意数量、规格、型号、质量等要求，认真逐一清点，发现问题应及时根据有关规定向供货或运输单位提出，及时办理退、换或赔、补手续，谁购置谁负责。
第三章内控管理
第八条 建立与完善机关、教辅部门及二级学院的耗材台账管理。
1.各部门耗材预算申报、采购、验收、报账审核、处置应严格按学校规定流程和财经纪律要求办理相关手续。耗材入库、领用、收回、报损、报废、年终清查盘点等应建立相应的台账登记制度，反映耗材的动态使用状况，及时调整备用量和登记有关帐簿记录，年终耗材清查结果报资产处备案。
2.教务处按本科教学实验要求制定教学实验耗材的使用管理办法。
3.加强各职能部门耗材管理的数据分析工作，加大耗材管理的执行力度，合理有效的使用各类耗材，减少耗材的闲置、浪费。
4.资产处需组织学校审计处、计划财务处、教务处及纪检监察等部门开展不定期的耗材采购和领用专项检查工作。
第九条 为了保证教学、科研、管理的日常消耗和维修需要，对常用和专用耗材可限量备用。限量备用耗材原则上一年申报、审批一次，尽可能减少不必要的库存成本。
第十条 对易燃、易爆、剧毒、放射性及其它危险物品，国家规定必须办理相关证件的按要求先办证，后采购，且必须指定具有专业保管知识的人员认真管理，并对管理及操作人员加强安全教育，采取必要的劳动保护与安全措施，保证人身和物品安全。剧毒和放射性物品必须集中管理，精确计量和记载，加强安保措施，注意存放安全，学校保卫处应经常予以指导和检查。危险物品的领用必须有专人审批，限量发放。危险物品的空容器、变质料、废液、废渣应妥善处理，严禁随意抛弃。对剧毒物品使用过程应予以严格控制和监督，并对领用后的剩、废、耗的数量进行详细记录，用剩物品及时退库。
第十一条 耗材维修实行用户单位申报，经费预算单位审批，维修单位（人员）领用或供货，维修完工后，由用户对维修情况及耗材使用情况签单确认的工作流程，完善耗材报账审核制度。
第十二条 耗材使用严禁浪费、损坏与丢失。因责任事故造成的耗材损坏与丢失，均应赔偿。具体赔偿标准按照《湖南城市学院仪器设备、器材赔偿办法》中有关规定执行。各部门因自然原因，如产品过期、变质、淘汰等报损、报废的耗材报资产处按程序审批处置。
第四章帐务处理
第十三条 各部门应充分发挥学校智慧校园的数据库软件管理功能，及时、准确、详细的输入各类耗材入库、领用、期末库存的金额和品名、规格、型号、数量等相关信息，定期盘点库存，加强耗材管理的过程控制。
各部门设置帐目要求如下：
1.计划财务处按会计制度规定的有关科目设置帐目（一级分类分户帐）。
2.资产处设置同计划财务处对口的一级分类分户帐，并对各部门耗材金额设置二级分类分户帐。
3.各部门应设置同资产处对口的二级分类分户帐，根据耗材品名、规格、型号、数量、单价、金额等内容登记明细帐。根据入库、领用、收回、报损、报废、年终清查盘点盘盈、盘亏等凭证，对各类耗材及时进行增减记录。
第十四条 耗材的验收单、领用单由资产处统一制定，单据上必须有制单人和收料人（或领料人）的签章。购置耗材的发票必须附验收单方可到计划财务处办理报销手续。
第十五条 耗材帐及凭证单据必须妥善保管，不得任意涂改，帐和单据的销毁应按有关财务规定办理批准手续。
帐务处理的程序如下：
1.保管和记帐的人员在接收和开始使用耗材帐时，在启用页上签字注明开始日期，帐及凭证单据交接必须严格，要由交接双方的经手人和资产处的监交人签章，并注明交接日期。
2.购入和调入的耗材，只有办理验收入库手续后才能向计划财务处报帐。
3.各部门耗材的领用、借用及回收必须有经办人签字。各部门应定期将库存耗材的进出数量和金额报资产处，由资产处审查汇总后报计划财务处（只报金额）。
4.各部门报废和外拨的耗材，应按学校规定程序办理审批手续后方可执行。同时，计划财务处、资产处及各部门应调整有关帐目。
5.各部门每半年需对库存耗材进行一次全面清查盘点，做到帐实相符，帐帐相符。清查盘点情况需报资产处、计划财务处备案存档。耗材的盘盈、盘亏须经计划财务处、资产处、审计处签证后报校长批准，并调整有关帐目。
第五章附则
第十六条 本办法由资产处负责解释。
第十七条 各部门可根据本办法，结合本部门具体情况，制定更具体的实施细则。
第十八条 本办法自发布之日起执行，《湖南城市学院材料、低值易耗品管理办法》（湘城院发〔2018〕2号）同时废止。
湖南城市学院
2020年12月4日
